Tres ideas antes de comenzar
- Defina las responsabilidades y la coordinación antes de asignar los puestos.
- Planifique la llegada, la circulación dentro del lugar y la salida del público.
- La cantidad de personal requiere una evaluación del evento y del recinto.
Acordar quién coordina y qué hace cada equipo
La organización, los responsables del recinto y el servicio de seguridad deben compartir las funciones previstas. Es necesario saber quién coordina los accesos, quién autoriza cambios y cómo se transmiten las novedades durante la jornada.
El personal debe conocer su puesto, su interlocutor y las tareas que le corresponden. Esa definición también debe contemplar a los equipos que intervienen en situaciones de emergencia, para evitar instrucciones contradictorias.
- Referente de la organización y responsable de la coordinación.
- Funciones de los puestos y límites de su tarea.
- Canales para avisos y consultas.
- Procedimiento para transmitir cambios de cronograma.
Referencia técnica general para organizar las funciones: HSE: roles y responsabilidades en eventos (en inglés).
Relevar el lugar y la dinámica del encuentro
Recorra el establecimiento con sus responsables y revise los accesos, las áreas de público, los sectores reservados y los caminos que los conectan. Considere la asistencia prevista y las necesidades de personas con movilidad reducida, niños y acompañantes.
El cronograma ayuda a anticipar momentos con movimientos simultáneos: llegada de participantes, apertura al público, intervalos y finalización de actividades. En espacios abiertos, el clima también puede cambiar dónde se concentra la gente.
La capacidad del recinto y los requisitos aplicables deben validarse con los responsables técnicos y las autoridades correspondientes. No se deducen de una cantidad genérica de vigiladores por asistente.
Criterios de referencia para el relevamiento: HSE: evaluación de riesgos de circulación del público (en inglés).
Planificar llegada, circulación y salida
La gestión del público tiene varias etapas. Cada una requiere revisar recorridos, información y coordinación. Un control de ingreso que produce una acumulación de personas debe evaluarse junto con el espacio disponible para esperar y circular.
| Etapa | Qué debe contemplar la planificación |
|---|---|
| Llegada e ingreso | Rutas de aproximación, espacios de espera, información al público y criterios de acceso. |
| Durante el evento | Pasillos, accesos a servicios, cambios de sector y circulación de participantes. |
| Salida y dispersión | Recorridos de salida y coordinación de la finalización con el movimiento exterior. |
Esta división por etapas sigue el enfoque técnico de HSE: controles para llegada, circulación y salida (en inglés).
Integrar la seguridad a la coordinación de emergencias
El plan del evento debe articularse con los responsables del recinto, la asistencia médica y los servicios de emergencia que correspondan. Antes de abrir, los equipos necesitan conocer cómo pedir ayuda, quién coordina la respuesta y qué función tiene cada uno.
Las decisiones y los procedimientos de evacuación, suspensión o asistencia deben definirse con los responsables competentes para ese evento. Una guía general no permite resolver esas condiciones sin conocer el lugar y su evaluación técnica.
El servicio de vigilancia se integra a esa organización con el alcance acordado. Durante la preparación, confirme qué información debe recibir su personal y cómo se comunicarán las instrucciones de la coordinación.
Referencia técnica sobre el trabajo entre equipos: HSE: coordinación con el recinto y los servicios de emergencia (en inglés).
Seguir la jornada y registrar las novedades
Una vez iniciado el encuentro, la coordinación necesita información sobre lo que está ocurriendo. La observación del público permite detectar cambios en su distribución y revisar si las medidas previstas funcionan.
Los puestos deben transmitir novedades por el canal acordado. Si cambia un horario o se modifica el uso de un sector, la información debe llegar a los equipos afectados. Al terminar, el registro de lo sucedido aporta una base para preparar futuros encuentros.
- Confirmar puestos y comunicaciones antes de la apertura.
- Informar novedades y cambios durante la actividad.
- Mantener la coordinación hasta el cierre previsto.
- Revisar los registros y los ajustes necesarios después del evento.
Criterios de observación durante la jornada: HSE: seguimiento de los movimientos del público (en inglés).
Qué información preparar para consultar el servicio
Para evaluar una propuesta de seguridad, comparta el tipo de encuentro, la ubicación, la fecha, el cronograma y la asistencia prevista. Indique quién administra el recinto y qué funciones necesita cubrir.
También resulta útil describir los accesos, las áreas reservadas y las tareas de montaje o desmontaje que requieren cobertura. La propuesta debe precisar puestos, horarios, responsabilidades y coordinación con la organización.
Las referencias de HSE utilizadas en esta guía aportan criterios generales de planificación. Las condiciones y los requisitos de su evento deben revisarse en la jurisdicción y el establecimiento donde se realizará.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas de seguridad necesita un evento deportivo?
La dotación se evalúa según el lugar, los accesos, los sectores, el cronograma y los riesgos del encuentro. La asistencia prevista es uno de los datos necesarios, pero no alcanza por sí sola para dimensionar el servicio.
¿La cobertura puede incluir montaje y desmontaje?
Puede indicar esas etapas al consultar. Deben evaluarse sus horarios, accesos de proveedores y tareas para precisar si quedan incluidas en la propuesta.
¿Con cuánta anticipación conviene consultar?
Conviene iniciar la evaluación cuando ya se conocen el lugar y el cronograma general. Eso permite relevar los espacios y coordinar funciones antes de la jornada; la disponibilidad y los plazos se confirman para cada caso.
